6 สัญญาณที่บ่งบอกว่าคุณควรพิจารณาเปลี่ยนระบบจัดการคำสั่งซื้อ (Order Management) ระบบใหม่ที่สามารถรองรับการเติบโตได้อย่างมีประสิทธิภาพ

1. บทนำ

ระบบจัดการคำสั่งซื้อ (OMS) เปรียบเสมือนประสาทส่วนกลางที่สำคัญในธุรกิจของคุณ มีหน้าที่รับผิดชอบในการจัดการกระบวนการประมวลผลคำสั่งซื้อตั้งแต่ลูกค้าสั่งซื้อจนถึงการส่งมอบสินค้า นอกจากนี้ยังเป็นกระดูกสันหลังที่สำคัญในการจัดการสินค้าคงคลังของคุณ ซึ่งรับประกันว่าสินค้าพร้อมใช้งานเมื่อไรก็ตามที่ต้องการ นั่นเป็นส่วนสำคัญของประสบการณ์ลูกค้าของคุณ โดยการตรวจสอบความถูกต้องของคำสั่งซื้อ การส่งมอบทันเวลา และการดำเนินการไปอย่างราบรื่น

ในความเป็นจริง, ระบบจัดการคำสั่งซื้อ (OMS) ของคุณคือจุดศูนย์กลางที่สามารถส่งเสริมธุรกิจของคุณให้เจริญเติบโตได้รวดเร็วขึ้น หรือทำให้คุณมีเวลาในการวางแผนและพัฒนาธุรกิจมากขึ้นก็ได้

ดังนั้น ทำไมคุณถึงต้องพิจารณาเพื่อเปลี่ยนระบบ OMS ละ?

เช่นเดียวกับเทคโนโลยีอื่น ๆ โซลูชันการจัดการคำสั่งซื้อมีอายุการใช้งานและมีบางครั้งที่จำเป็นต้องอัปเกรดหรือเปลี่ยนแปลง

การรับรู้ว่าเมื่อไหร่ควรจะทำการปรับปรุงหรือเปลี่ยนระบบจัดการคำสั่งซื้อเป็นเรื่องสำคัญมาก เพราะเป็นปัจจัยสำคัญที่มีผลต่อการดำเนินงานที่มีประสิทธิภาพ เพื่อความพึงพอใจของลูกค้าและการเติบโตของธุรกิจ

2. ตัวบ่งชี้ว่าถึงเวลาเปลี่ยนระบบจัดการคำสั่งซื้อ (OMS)

ในวงการค้าปลีกออนไลน์ ย่อมมีช่วงเวลาสำคัญที่การอัปเกรดหรือเปลี่ยน OMS ของคุณไม่ใช่แค่ตัวเลือกแต่กลายเป็นสิ่งจำเป็น คุณจะทราบได้อย่างไรว่าซอฟต์แวร์การจัดการคำสั่งซื้อของคุณได้หมดอายุการใช้งานสำหรับธุรกิจของคุณแล้ว

นี่คือตัวบ่งชี้หลักที่ชี้ให้เห็นว่าถึงเวลาพิจารณาการอัปเกรดหรือเปลี่ยนระบบการจัดการคำสั่งซื้อใหม่:

a. คุณกำลังทำให้ระบบจัดการคำสั่งซื้อ (OMS) เป็นระบบมาตรฐานขององค์กร

การใช้โซลูชัน OMS ที่แตกต่างกันในแต่ละสาขาของแบรนด์หรือธุรกิจของคุณอาจทำให้เกิดปัญหาเกี่ยวกับประสิทธิภาพที่ลดลง, ข้อมูลที่ไม่สอดคล้อง, และความท้าทายในกระบวนการดำเนินงาน การสร้างมาตรฐานในระบบจัดการคำสั่งซื้อ (OMS) ของคุณทั่วทั้งร้านค้า, คู่ค้าการจัดจำหน่าย, ผู้ค้าปลีก, และผู้สนับสนุน ช่วยให้คุณมั่นใจได้ว่ามีความสอดคล้อง, ส่งเสริมการทำงานร่วมกัน, และทำให้กระบวนการดำเนินไปได้อย่างราบรื่น

b. ทีมของคุณต้องพึ่งพาการทำงานแบบแมนนวลมากเกินไป

หากทีมของคุณใช้เวลานานเกินไปในการทำงานด้วยตนเอง เช่น การประมวลผลคำสั่งซื้อ, การจัดการสินค้าคงคลัง, หรือการป้อนข้อมูล, นั่นหมายถึงระบบจัดการคำสั่งซื้อ (OMS) ของคุณอาจจะล้าสมัย การทำให้เป็นระบบอัตโนมัติเป็นกุญแจสำคัญในการเพิ่มประสิทธิภาพและลดความเสี่ยงของข้อผิดพลาดที่เกิดจากมนุษย์ OMS ที่ทันสมัยพร้อมฟีเจอร์อัตโนมัติขั้นสูงสามารถทำให้ทีมของคุณมีเวลามากขึ้น

c. ระบบจัดการคำสั่งซื้อ (OMS) ที่ไม่เชื่อมต่อกับแพลตฟอร์มทั้งหมดที่คุณใช้งานอยู่

การเชื่อมต่อระบบเป็นสิ่งสำคัญสำหรับประสบการณ์การค้าปลีกแบบดิจิทัลและแบบ omnichannel ที่ราบรื่น หากระบบจัดการคำสั่งซื้อปัจจุบันของคุณไม่สามารถเชื่อมต่อกับระบบอื่นๆ อย่างต่อเนื่อง เช่น ซอฟต์แวร์การจัดการความสัมพันธ์กับลูกค้า (CRM) ระบบวางแผนทรัพยากรขององค์กร (ERP) หรือแอปพลิเคชันของบุคคลที่สาม อาจส่งผลให้ข้อมูลกระจัดกระจายและขัดขวางกระบวนการตัดสินใจของคุณ

d. ผู้ให้บริการของคุณไม่นำเสนอซอฟต์แวร์การจัดการคำสั่งซื้ออีกต่อไป

ในบางกรณี คุณอาจจำเป็นต้องเปลี่ยน OMS เนื่องจากผู้ให้บริการ OMS ของคุณหยุดให้บริการหรือไม่มีการอัปเดตและการบำรุงรักษาสำหรับระบบนี้อีกต่อไป ซึ่งอาจก่อให้เกิดความเสี่ยงอย่างมากต่อธุรกิจของคุณ

จากการสำรวจทั่วโลก, พบว่าเกือบ 40 เปอร์เซ็นต์ของซีอีโอไม่เชื่อว่าบริษัทของพวกเขาจะสามารถดำเนินธุรกิจได้อย่างยั่งยืนในอีกหนึ่งทศวรรษข้างหน้าหากพวกเขายังคงดำเนินต่อไปตามแนวทางปัจจุบัน และประมาณ 41 เปอร์เซ็นต์ของซีอีโอในอุตสาหกรรมเทคโนโลยีรู้สึกกังวลเกี่ยวกับความยั่งยืนระยะยาวของรูปแบบธุรกิจของพวกเขา นั่นทำให้การตัดสินใจเป็นเรื่องยากลำบาก เช่น การประเมินข้อเสนอของบริษัทใหม่และการยกเลิกผลิตภัณฑ์หรือโซลูชันบางอย่าง

การใช้ซอฟต์แวร์จัดการคำสั่งซื้อที่ไม่ได้รับการสนับสนุนที่ดีทางเทคโนโลยีอาจเปิดโอกาสให้เกิดช่องโหว่ด้านความปลอดภัย, ปัญหาการปฏิบัติตามข้อกำหนด, และขาดการเข้าถึงฟีเจอร์ที่สำคัญ ในกรณีนี้, การพิจารณาหาระบบการจัดการคำสั่งซื้อใหม่ถือว่าเป็นเรื่องจำเป็น

e. ธุรกิจของคุณไม่สามารถรองรับการขยายตัวได้

การเติบโตของธุรกิจมักนำไปสู่การเพิ่มขึ้นของปริมาณคำสั่งซื้อและความซับซ้อน หาก OMS ปัจจุบันของคุณไม่สามารถปรับตัวได้ตามการขยายตัวของธุรกิจคุณ ส่งผลให้เกิดข้อจำกัดด้านประสิทธิภาพหรือการหยุดชะงักในกระบวนการประมวลผลคำสั่งซื้อ แสดงว่าคุณต้องการโซลูชันที่มีความสามารถในการขยายตัวได้มากขึ้น OMS แบบคลาวด์ที่ทันสมัยสามารถปรับตัวได้อย่างยืดหยุ่นเพื่อรองรับความต้องการที่เพิ่มขึ้นของคุณ

ตัวอย่างเช่น, บริษัท Grand Meltique, ซึ่งเป็นผู้จัดจำหน่ายสินค้าอุปโภคบริโภคชั้นนำของมาเลเซีย, ได้ลงทุนในโรงงานขนาด 8,100 ตารางฟุตและพื้นที่จัดเก็บแบบเย็นขนาด 20,000 ลูกบาศก์ฟุตเพื่อรับมือกับความต้องการที่เพิ่มขึ้นของประชากรในพื้นที่ อย่างไรก็ตาม, เนื่องจากไม่ได้อัปเกรดระบบจัดการคำสั่งซื้อ (OMS) เพื่อรองรับการขยายตัวขนาดนี้, ทำให้พวกเขาพบว่ามีปัญหาในการควบคุมการขายที่มากเกิน, การจัดการคำสั่งซื้อที่ไม่มีประสิทธิภาพ, และต้นทุนที่สูง

f. คุณกำลังปรับปรุงโครงสร้างพื้นฐานขององค์กร

หากคุณเพิ่งอัปเดตหรือวางแผนที่จะอัปเดตโครงสร้างพื้นฐานขององค์กร, สิ่งสำคัญคือต้องประเมินว่าระบบจัดการคำสั่งซื้อ (OMS) ปัจจุบันของคุณสอดคล้องกับภูมิทัศน์ทางเทคโนโลยีที่กว้างขึ้นหรือไม่ ระบบจัดการคำสั่งซื้อที่ล้าสมัยอาจทำหน้าที่เป็นปัจจัยที่ชะลอความคืบหน้าของคุณและเป็นคอขวดในการดำเนินงาน

ตัวอย่างเช่น, Everbest Group, บริษัทค้าปลีกแฟชั่นชั้นนำของอินโดนีเซียได้ดำเนินการตามโมเดลธุรกิจแบบ omnichannel และขยายธุรกิจค้าปลีกของตนไปยังช่องทางต่างๆ การจัดการคำสั่งซื้อที่มีปริมาณ 1,000 รายการต่อเดือนสำหรับโมเดลธุรกิจใหม่ของพวกเขาได้พิสูจน์ว่ามีความท้าทายในการจัดการด้วยวิธีการจัดการคำสั่งซื้อแบบเก่า การปฏิบัติตามคำสั่งซื้อที่แตกต่างกันในตลาดใช้เวลาเกิน 6 ชั่วโมงในการดำเนินการทุกวัน

3. ประเมินระบบการจัดการคำสั่งซื้อปัจจุบันของคุณ

การประเมินระบบการจัดการคำสั่งซื้อ (OMS) ปัจจุบันของคุณควรเป็นกระบวนการประจำปี เพื่อให้คุณสามารถตรวจสอบได้ว่า OMS ของคุณทำงานสอดคล้องกับเป้าหมายของคุณหรือไม่ OMS ที่ทำงานในระดับประสิทธิภาพสูงสุดจะช่วยให้มั่นใจถึงการประมวลผลคำสั่งซื้อที่ราบรื่น แต่ยังช่วยปรับปรุงประสบการณ์ของลูกค้า ลดต้นทุนการดำเนินงาน และการตัดสินใจที่ดีขึ้น ในทางกลับกัน OMS ที่ล้าสมัยหรือไม่มีประสิทธิภาพสามารถขัดขวางการเติบโตของคุณ นำไปสู่ความไม่พอใจของลูกค้า และส่งผลให้พลาดโอกาสได้

เพื่อประเมินความสามารถของระบบการจัดการคำสั่งซื้อ (OMS) ในปัจจุบันของคุณ, ให้พิจารณาผ่านการตรวจสอบประสิทธิภาพ การตรวจสอบนี้ควรเป็นไปอย่างละเอียดเกี่ยวกับฟังก์ชันการทำงาน, การกำหนดค่า, และความสามารถในเชื่อมต่อของ OMS ที่ใช้งานอยู่ในปัจจุบัน. วัตถุประสงค์ของการตรวจสอบนี้คือเพื่อระบุพื้นที่ที่ระบบของคุณประสบผลสำเร็จและอาจล้มเหลว, ซึ่งเป็นข้อมูลที่สำคัญในการปรับปรุง

การตรวจสอบมักเกี่ยวข้องกับการประเมินตัวชี้วัดประสิทธิภาพหลัก (KPIs) เช่น –

• ความเร็วและแม่นยำในการประมวลผลคำสั่งซื้อ
• อัตราการหมุนเวียนสินค้าคงคลัง
• และตัวชี้วัดความพึงพอใจของลูกค้า

อุปสรรคและความไม่มีประสิทธิภาพมักปรากฏในการใช้งานระบบที่ซับซ้อนของกระบวนการดำเนินงานของคุณ สิ่งเหล่านี้อาจนำไปสู่การประมวลผลคำสั่งซื้อที่ล่าช้า, ต้นทุนการดำเนินงานที่เพิ่มขึ้น, และการสร้างความไม่พึงพอใจให้แก่ลูกค้า ด้วยการทำวิเคราะห์ข้อมูลและปรับปรุงกระบวนการต่าง ๆ เหล่านี้ คุณมีโอกาสที่จะ:

• ระบุจุดที่เป็นปัญหาในกระบวนการประมวลผลคำสั่งซื้อของคุณ
• ระบุพื้นที่ที่มีกระบวนการดำเนินงานแบบแมนนวล
• ค้นพบความซ้ำซ้อนและขั้นตอนที่ไม่จำเป็น
• ค้นพบโอกาสในการทำงานด้วยระบบอัตโนมัติ

แนวทางที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูลนี้มอบภาพรวมที่ชัดเจนเกี่ยวกับประสิทธิภาพของ OMS ของคุณและช่วยให้คุณตัดสินใจได้ว่าเมื่อใดจึงเหมาะสมที่จะเปลี่ยนแปลงเทคโนโลยีการจัดการคำสั่งซื้อของคุณ

4. สิ่งที่ควรพิจารณาเมื่อประเมินระบบการจัดการคำสั่งซื้อ (OMS) ของคุณ

เมื่อประเมินระบบการจัดการคำสั่งซื้อ (OMS) ของคุณ ให้พิจารณาปัจจัยต่างๆ ดังนี้:

• ประสิทธิภาพในการประมวลผลคำสั่งซื้อ: คำสั่งซื้อได้รับการประมวลผลตั้งแต่การสั่งซื้อจนถึงการส่งมอบอย่างรวดเร็วและแม่นยำมาแค่ไหน? (พิจารณาตัวชี้วัดประสิทธิภาพหลักเช่น เวลาการดำเนินการคำสั่งซื้อ, ความแม่นยำของคำสั่งซื้อ, อัตราการหมุนเวียนสินค้าคงคลัง, อัตราการขาดสต็อก, การส่งมอบตรงเวลา, อัตราการเติมคำสั่งซื้อ, อัตราการคืนคำสั่งซื้อ, และการร้องเรียนจากลูกค้า)
• การจัดการสินค้าคงคลัง: OMS ของคุณสามารถจัดการระดับสินค้าคงคลังได้อย่างมีประสิทธิภาพหรือไม่? สามารถป้องกันการมีสินค้าในสต็อกมากเกินไปหรือน้อยเกินไปได้หรือไม่? (พิจารณาการวัดค่าตัวชี้วัดประสิทธิภาพหลักเช่น อัตราการหมุนเวียนสินค้าคงคลัง, อัตราการขาดสต็อก, เวลาในการนำสินค้าออก, อัตราการจัดการคำสั่งซื้อ, ความแม่นยำของการคาดการณ์ความต้องการ, สินค้าที่ตกยุคหรือล้าสมัย, และต้นทุนการถือครองสินค้าคงคลัง
• การทำงานแบบมัลติแชนแนล: OMS ของคุณสามารถเชื่อมต่อกับช่องทางการขายและมาร์เก็ตเพลสต่าง ๆ ได้อย่างเรียบร้อยหรือไม่?
• การรายงานและการวิเคราะห์: คุณได้รับข้อมูลเชิงลึกจากระบบ OMS ที่สามารถนำไปปฏิบัติและช่วยในการตัดสินใจหรือไม่?
• ความปลอดภัยและการปฏิบัติตามข้อกำหนด: OMS ของคุณได้รับการติดตั้งคุณสมบัติความปลอดภัยที่แข็งแกร่งและปฏิบัติตามข้อกำหนดการปกป้องข้อมูลหรือไม่?
• ความสามารถในการรองรับการเติบโตทางธุรกิจ: OMS ของคุณสามารถรองรับปริมาณคำสั่งซื้อที่เพิ่มขึ้นและจำนวนสินค้าในแคตตาล็อกที่เพิ่มมากขึ้นหรือไม่?
• การทำงานแบบอัตโนมัติ: OMS ของคุณช่วยลดการทำงานแบบแมนนวล ให้สามารถดำเนินงานได้แบบอัตโนมัติเพื่อลดข้อผิดพลาดได้ในระดับใด
• การเชื่อมต่อ: OMS ของคุณสามารถรองรับการเชื่อมต่อกับระบบที่จำเป็นอื่นๆ เช่น ซอฟต์แวร์ CRM และ ERP ได้อย่างราบรื่นหรือไม่?

5. เคล็ดลับในการดำเนินการวิเคราะห์ข้อมูลและกระบวนการอย่างประสบความสำเร็จ

เพื่อให้การวิเคราะห์ข้อมูลและกระบวนการต่าง ๆ ประสบความสำเร็จ โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณ:

• รวบรวมข้อมูลอย่างครอบคลุม: รวบรวมข้อมูลจากแหล่งข้อมูลต่างๆ รวมถึงคำสั่งซื้อของลูกค้า บันทึกสินค้าคงคลัง และรายงานการขาย
• ใช้ประโยชน์จากเครื่องมือวิเคราะห์ข้อมูล: ใช้เครื่องมือวิเคราะห์ข้อมูลเพื่อดึงข้อมูลที่นำไปปฏิบัติได้
• ร่วมมือกันในทุกแผนก: เพื่อให้มองเห็นกระบวนการทั้งหมดอย่างรอบด้าน
• กำหนดเวิร์กโฟลว์ปัจจุบัน: สร้างเวิร์กโฟลว์การทำงานในปัจจุบันเพื่อระบุพื้นที่หรือจุดบกพร่อง
• กำหนดเป้าหมายที่ชัดเจน: กำหนดวัตถุประสงค์ที่ชัดเจนสำหรับการวิเคราะห์ เช่น การลดเวลาในการประมวลผลหรือการปรับปรุงอัตราการหมุนเวียนสินค้าคงคลัง
• เปรียบเทียบประสิทธิภาพ: เปรียบเทียบผลการวิเคราะห์ของคุณกับมาตรฐานอุตสาหกรรมและแนวปฏิบัติที่ดีที่สุด

6. กำหนดเป้าหมายการเปลี่ยนหรือยกเลิก OMS ของคุณก่อนที่จะนำ OMS ใหม่ไปใช้

ก่อนที่จะเริ่มต้นการเปลี่ยนระบบการจัดการคำสั่งซื้อ (OMS) ที่มีอยู่ของคุณ สิ่งสำคัญคือต้องกำหนดวัตถุประสงค์ที่ชัดเจนและระบุอย่างละเอียดสำหรับการเปลี่ยนแปลง วัตถุประสงค์เหล่านี้ทำหน้าที่เป็นแสงนำทาง ช่วยให้คุณตัดสินใจได้อย่างชาญฉลาด จัดสรรทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพ และวัดความสำเร็จของโครงการเปลี่ยนแปลง OMS ของคุณ

การกำหนดวัตถุประสงค์ที่ชัดเจนก็เหมือนกับการวางแผนเส้นทางสำหรับโครงการเปลี่ยนแปลง OMS ของคุณ หากไม่มีจุดหมายปลายทางที่ระบุไว้อย่างชัดเจน คุณอาจเสี่ยงที่จะหลุดจากเส้นทาง เผชิญกับความท้าทายที่ไม่คาดคิด และไม่สามารถบรรลุผลลัพธ์ที่ต้องการ วัตถุประสงค์ที่ชัดเจนให้วิสัยทัศน์ร่วมกันสำหรับทีมของคุณ โดยจัดการแนวทางไปสู่เป้าหมายร่วมกัน

OMS ของคุณเป็นส่วนประกอบสำคัญในการดำเนินงานทางธุรกิจของคุณ และการเปลี่ยนแปลงควรสอดคล้องกับวัตถุประสงค์ทางธุรกิจที่กว้างขึ้นของคุณ เมื่อเป้าหมายการเปลี่ยนแปลงของคุณตรงกับวัตถุประสงค์ทางธุรกิจของคุณ คุณจะมั่นใจได้ว่า OMS ใหม่ของคุณจะไม่เพียงแต่ตอบสนองความต้องการในทันที แต่ยังรองรับการเติบโตในระยะยาวและริเริ่มเชิงกลยุทธ์ของคุณด้วย

ตัวอย่างเช่น หากวัตถุประสงค์ทางธุรกิจของคุณคือการขยายตัวไปสู่ตลาดใหม่ เป้าหมายการเปลี่ยนแปลง OMS ของคุณอาจเป็นการเพิ่มขีดความสามารถในการปรับขนาดและการรองรับแบบมัลติแชนแนล หากการลดต้นทุนเป็นเป้าหมายทางธุรกิจหลัก การปรับปรุงกระบวนการและการทำให้กระบวนการทำงานแบบแมนนวลเป็นไปอย่างอัตโนมัติได้ผ่าน OMS ใหม่ สามารถเป็นเป้าหมายการเปลี่ยนแปลงที่สำคัญได้

7. จัดทำงบประมาณและจัดสรรทรัพยากรอย่างเหมาะสม

การเงินเป็นสิ่งสำคัญที่ต้องพิจารณาสำหรับการเปลี่ยนแปลง OMS  ซึ่งรวมถึงการจัดทำงบประมาณสำหรับโครงการและการจัดสรรทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพเพื่อให้แน่ใจว่าการเปลี่ยนแปลงเป็นไปอย่างราบรื่น การวางแผนการเงินมีความจำเป็นสำหรับการหลีกเลี่ยงค่าใช้จ่ายที่ไม่คาดคิดและการรับประกันผลตอบแทนจากการลงทุน (ROI) จาก OMS ใหม่ของคุณ

นี่คือบางขั้นตอนที่คุณสามารถดำเนินการได้:

• การจัดสรรงงบประมาณ: เริ่มต้นด้วยการจัดสรรงงบประมาณเฉพาะสำหรับโครงการเปลี่ยนแปลง OMS พิจารณาปัจจัยต่าง ๆ เช่น การซื้อลิขสิทธิ์ซอฟต์แวร์ ค่าใช้จ่ายในการใช้งาน การฝึกอบรม และบริการให้คำปรึกษาหรือที่ปรึกษาที่อาจเกิดขึ้น
• การวิเคราะห์ ROI: ดำเนินการวิเคราะห์อย่างละเอียดเพื่อประมาณ ROI ที่อาจเกิดขึ้นของ OMS ระบบใหม่ คำนวณการประหยัดต้นทุนที่คาดการณ์ไว้ ประสิทธิภาพที่เพิ่มขึ้น และการเติบโตของรายได้ที่การเปลี่ยนแปลงสามารถส่งมอบได้ตลอดเวลา
• การจัดสรรทรัพยากร: จัดสรรทรัพยากรบุคคลอย่างชาญฉลาด ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีทีมโครงการที่เฉพาะทางที่มีทักษะและความเชี่ยวชาญที่จำเป็นในการดูแลการใช้งาน นอกจากนี้ ให้พิจารณาข้อกำหนดเพิ่มเติมเกี่ยวกับฮาร์ดแวร์หรือโครงสร้างพื้นฐาน
• การวางแผนการป้องกัน: สร้างกองทุนฉุกเฉินในงบประมาณของคุณเพื่อรับมือกับค่าใช้จ่ายที่ไม่คาดคิดหรือความล่าช้าที่อาจเกิดขึ้นระหว่างการเปลี่ยนแปลงโครงการ OMS
• การติดตามและการปรับปรุง: ติดตามด้านการเงินของโครงการอย่างต่อเนื่องและเตรียมพร้อมที่จะทำการปรับปรุงตามที่จำเป็นเพื่อให้เป็นไปตามงบประมาณในขณะเดียวกันก็บรรลุวัตถุประสงค์ของคุณ

8. การนำ OMS ใหม่ของคุณมาใช้งาน

ขั้นตอนนี้เกี่ยวข้องกับการเปิดตัว OMS ใหม่ทั่วทั้งองค์กรของคุณ และเป็นขั้นตอนสำคัญในการประกันความสำเร็จของการเปลี่ยนแปลง ต่อไปนี้เป็นรายละเอียดของประเด็นสำคัญที่ควรพิจารณาในระหว่างการนำ Order Management System ใหม่มาใช้:

a. เจาะลึกกระบวนการเปิดตัว OMS ระบบใหม่

กระบวนการเปิดตัวการใช้งานของ OMS ใหม่ทั่วทั้งองค์กรของคุณ เช่น การกำหนดค่าระบบ, การโยกย้ายข้อมูล, และการตรวจสอบ เพื่อให้แน่ใจว่ากระบวนการทั้งหมดที่เกี่ยวข้องได้รับการจัดตั้งและพร้อมใช้งาน กระบวนการเปิดตัวที่วางแผนไว้อย่างดีเป็นสิ่งจำเป็นในการลดการหยุดชะงักและเพื่อให้แน่ใจว่าการเปลี่ยนแปลงจะเป็นไปอย่างราบรื่น

b. เน้นย้ำความสำคัญของการฝึกอบรมและการสอนงานสำหรับทีมของคุณ

การฝึกอบรมและการสอนงานที่มีประสิทธิภาพเป็นสิ่งพื้นฐานในการประสบความสำเร็จของ OMS ระบบใหม่ของคุณ ทีมของคุณจำเป็นต้องเตรียมตัวให้พร้อมในการใช้ระบบอย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งรวมถึงการฝึกอบรม เวิร์กช็อป และเอกสารประกอบที่ครอบคลุมเพื่อให้ผู้ใช้คุ้นเคยกับคุณสมบัติและฟังก์ชันการทำงานของ OMS การลงทุนในการฝึกอบรมช่วยให้แน่ใจว่าทีมของคุณสามารถใช้ประโยชน์จากศักยภาพทั้งหมดของ OMS ระบบใหม่ได้ตั้งแต่วันแรก

c. แนะนำการตรวจสอบอย่างต่อเนื่องและการรวบรวมข้อเสนอแนะ

เมื่อ OMS ระบบใหม่ใช้งานได้แล้ว เส้นทางจะไม่สิ้นสุด แต่จะพัฒนาต่อไปเรื่อย ๆ  การตรวจสอบอย่างต่อเนื่องและการรวบรวมข้อเสนอแนะเป็นสิ่งสำคัญในการติดตามประสิทธิภาพของ OMS ในสภาพแวดล้อมจริง กระตุ้นให้ทีมของคุณรายงานปัญหา ให้ข้อเสนอแนะ และเสนอแนะการปรับปรุง การตรวจสอบและการสำรวจเป็นประจำสามารถช่วยรวบรวมข้อมูลเชิงลึกที่มีค่าเกี่ยวกับประสบการณ์การใช้งานของผู้ใช้และพื้นที่ที่อาจต้องได้รับการปรับปรุง

d. อธิบายความจำเป็นในการตรวจสอบและปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง

ภูมิทัศน์ทางธุรกิจมีการเปลี่ยนแปลงอย่างต่อเนื่อง และ OMS ของคุณควรปรับตัวตาม การตรวจสอบอย่างต่อเนื่องเกี่ยวข้องกับการติดตามตัวชี้วัดประสิทธิภาพที่สำคัญ (KPIs) ที่เกี่ยวข้องกับการประมวลผลคำสั่งซื้อ การจัดการสินค้าคงคลัง และความพึงพอใจของลูกค้า โดยการตรวจสอบ KPI เหล่านี้ คุณสามารถระบุข้อผิดพลาด ประสิทธิภาพต่ำ หรือพื้นที่ที่ต้องปรับปรุง และดำเนินการเชิงรุกเพื่อปรับปรุงระบบอย่างต่อเนื่อง

e. เจาะลึกเกี่ยวกับวิธีติดตามประสิทธิภาพของ OMS ระบบใหม่เทียบกับวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้

เพื่อให้แน่ใจว่า OMS ระบบใหม่ของคุณบรรลุเป้าหมายและวัตถุประสงค์ที่ตั้งใจไว้ สิ่งจำเป็นคือการติดตามประสิทธิภาพเทียบกับเกณฑ์ที่กำหนดไว้ในระหว่างขั้นตอนการวางแผน ประเมินเป็นประจำว่า OMS มอบสิ่งที่สัญญาไว้หรือไม่ เช่น ประสิทธิภาพที่เพิ่มขึ้น การลดต้นทุน ความสามารถในการปรับขนาด หรือการยกระดับประสบการณ์ของลูกค้า หากระบบขาดหรือตกหล่นในด้านใดด้านหนึ่ง ให้ดำเนินการแก้ไขอย่างทันท่วงที

9. ทำไม OMS ถึงสำคัญในปัจจุบัน?

ระบบการจัดการคำสั่งซื้อ (OMS) เป็นหัวใจสำคัญของกระบวนการประมวลผลคำสั่งซื้อและการส่งมอบสินค้า ดังนั้นจึงเป็นตัวกำหนดความสำเร็จ การรักษาความสัมพันธ์กับลูกค้าและธุรกิจโดยรวมของคุณ

Anchanto ช่วยให้ธุรกิจทุกขนาดประสบความสำเร็จด้วยซอฟต์แวร์จัดการคำสั่งซื้อที่เหมาะสมกับความต้องการ ลูกค้าของเราต่างประสบความสำเร็จในการเพิ่มยอดขาย ปรับปรุงประสิทธิภาพ และมอบประสบการณ์ที่ดียิ่งขึ้นให้กับลูกค้า

10. สรุป

การติดตั้ง OMS ระบบใหม่เป็นกระบวนการที่มีหลายแง่มุม ซึ่งเกี่ยวข้องกับการวางแผนอย่างรอบคอบ การฝึกอบรมที่มีประสิทธิภาพ การตรวจสอบอย่างต่อเนื่อง และการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง โดยการให้ความสำคัญกับกระบวนการเปิดใช้งาน การฝึกอบรมและการสอนงาน การรวบรวมข้อเสนอแนะ และการติดตามประสิทธิภาพ คุณสามารถเพิ่มประโยชน์สูงสุดของ OMS ระบบใหม่ของคุณและมั่นใจได้ว่าจะยังคงสอดคล้องกับวัตถุประสงค์ทางธุรกิจของคุณในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจที่เปลี่ยนแปลงไปอย่างต่อเนื่อง

แต่โปรดจำไว้ว่าขั้นตอนการติดตั้งไม่ใช่จุดจบ; นั่นคือจุดเริ่มต้นของเส้นทางสู่ความเป็นเลิศด้านการปฏิบัติงานและการเติบโตทางธุรกิจ

แหล่งอ้างอิง – 1