Trong một thị trường mà mỗi đơn hàng đều quan trọng, độ chính xác của hàng tồn kho là yếu tố khác biệt cạnh tranh then chốt. Việc kiểm kê vật lý hàng năm truyền thống, dù cần thiết, thường chỉ phát hiện vấn đề khi đã quá muộn. Với chỉ 6% các công ty tuyên bố có cái nhìn toàn diện về chuỗi cung ứng và tới 69% thừa nhận có những lỗ hổng đáng kể, liệu doanh nghiệp của bạn có thể tiếp tục hoạt động trong “bóng tối” không?

Để khắc phục điều này, các công ty cần ưu tiên giám sát liên tục thay vì chỉ dựa vào các đợt kiểm tra định kỳ. Kiểm kê chu kỳ (Cycle Counting) cung cấp khả năng hiển thị và kiểm soát liên tục cần thiết để đảm bảo rằng những gì bạn nghĩ mình có chính là những gì bạn thực sự có. Bằng cách chủ động quản lý sự chênh lệch hàng tồn kho, doanh nghiệp có thể giảm thiểu tình trạng hết hàng, cải thiện việc hoàn tất đơn hàng và cuối cùng là giành được lợi thế cạnh tranh.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu ý nghĩa của kiểm kê chu kỳ, các biến thể phổ biến, ưu nhược điểm của quy trình này, và các thực hành tốt nhất để triển khai nhằm tối ưu hóa quản lý hàng tồn kho.

Kiểm Kê Chu Kỳ Là Gì?

Kiểm kê chu kỳ là một kỹ thuật quản lý hàng tồn kho hiện đại thay thế việc kiểm kê vật lý toàn bộ hàng năm bằng các đợt kiểm tra nhỏ hơn, thường xuyên hơn theo lịch trình của các nhóm hàng tồn kho cụ thể. Nó mang lại phương pháp tiếp cận hiệu quả và năng suất hơn cho các nhà bán lẻ, người bán thương mại điện tử và các nhà cung cấp dịch vụ logistics bên thứ ba (3PLs). Phương pháp này giúp các công ty có cái nhìn liên tục về độ chính xác của hàng tồn kho, cho phép xác định và giải quyết ngay lập tức các chênh lệch, từ đó nâng cao kiểm soát tồn kho, chất lượng dữ liệu và quản lý chuỗi cung ứng tổng thể.

Các Phương Pháp Kiểm Kê Chu Kỳ Phổ Biến

Sau khi đã hiểu ý nghĩa của kiểm kê chu kỳ, đã đến lúc tìm hiểu cách áp dụng. Kiểm kê chu kỳ không nhất thiết là một quy trình chung cho tất cả, vì mỗi doanh nghiệp có những nhu cầu riêng biệt. Dưới đây là ba phương pháp kiểm kê chu kỳ chính cần xem xét:

Kiểm Kê Chu Kỳ ABC

Phương pháp ABC, một phương pháp kiểm kê chu kỳ phổ biến trong thương mại điện tử, phân loại hàng tồn kho thành các nhóm A, B và C dựa trên giá trị. Giá trị này được xác định bởi một số yếu tố như điểm giá, tỷ lệ luân chuyển và nhu cầu.

Các mặt hàng thuộc Nhóm A được kiểm đếm thường xuyên nhất (ví dụ: hàng tháng), trong khi các mặt hàng Nhóm B và Nhóm C có thể được kiểm đếm hàng quý hoặc vài lần một năm. Phương pháp này đảm bảo hiệu quả bằng cách tập trung vào các sản phẩm thiết yếu, có khối lượng lớn để tối ưu hóa nỗ lực kiểm đếm.

Lấy Mẫu Ngẫu Nhiên

Với phương pháp lấy mẫu ngẫu nhiên, các mặt hàng được chọn ngẫu nhiên cho mỗi lần kiểm đếm, mang lại cái nhìn tổng quan rộng hơn về mức tồn kho. Mỗi mặt hàng có cơ hội được chọn như nhau, không bị ảnh hưởng bởi giá trị.

Có hai cách tiếp cận lấy mẫu ngẫu nhiên: đếm quần thể không đổi, trong đó cùng một số lượng sản phẩm được đếm mỗi lần; và đếm quần thể giảm, trong đó các mặt hàng đã được đếm sẽ bị loại trừ khỏi các lần kiểm kê chu kỳ tiếp theo.

Nhóm Kiểm Soát (Control Group)

Kiểm kê chu kỳ theo nhóm kiểm soát sử dụng cách tiếp cận kết hợp: người bán thực hiện các lần kiểm đếm lặp lại trên các mặt hàng được chọn, trong khi một mẫu cố định được đếm thường xuyên để cung cấp một đường cơ sở cho việc kiểm soát hàng tồn kho.

Hình thức kiểm kê chu kỳ này giúp xác định các vấn đề kỹ thuật và sự không nhất quán trước khi chuyển sang các đếm quy mô lớn, thúc đẩy các hành động khắc phục trên toàn bộ hàng tồn kho.

Lợi Ích Của Kiểm Kê Chu Kỳ

Kiểm kê chu kỳ đã trở thành một chiến lược quản lý hàng tồn kho ngày càng phổ biến, và có lý do chính đáng. Bằng cách tập trung vào một phần hàng tồn kho tại một thời điểm, doanh nghiệp có thể nâng cao hiệu quả và lợi nhuận. Các lợi thế hàng đầu của kiểm kê chu kỳ bao gồm:

• Độ chính xác tồn kho tốt hơn: Kiểm kê chu kỳ cung cấp khả năng giám sát liên tục các bản ghi tồn kho để tăng cường độ chính xác và kiểm soát. Dữ liệu thời gian thực giúp doanh nghiệp nắm rõ vị trí chính xác và số lượng tất cả hàng tồn kho có sẵn, tạo cơ sở cho các quyết định kinh doanh sáng suốt.
• Nâng cao hiệu quả hoạt động: Với kiểm kê chu kỳ, bạn có thể tối ưu hóa mức tồn kho và dự báo nhu cầu tốt hơn – điều này thúc đẩy chuỗi cung ứng nhanh hơn và chính xác hơn. Nó cũng giảm thiểu khả năng mất doanh số do gián đoạn hoạt động không cần thiết.
• Giảm thất thoát hàng tồn kho: Kiểm kê chu kỳ cho phép các công ty thường xuyên xác minh hồ sơ tồn kho so với hàng hóa vật lý, điều này đặc biệt hữu ích đối với các mặt hàng có khối lượng lớn. Điều này giúp dễ dàng phát hiện sự chênh lệch, giảm nguy cơ trộm cắp và hư hỏng.
• Tăng sự hài lòng của khách hàng: Với dữ liệu tồn kho chính xác, nhân viên kho có thể xử lý đơn hàng đúng cách với tốc độ ổn định. Việc hoàn tất đơn hàng kịp thời và chính xác giúp khách hàng hài lòng, giảm tỷ lệ trả hàng và tăng lòng trung thành của khách hàng.

Kiểm Kê Chu Kỳ So Với Kiểm Kê Vật Lý Toàn Bộ

Kiểm kê vật lý toàn bộ truyền thống được thực hiện hàng năm. Đây là khi tất cả các mặt hàng trong kho hoặc cửa hàng của bạn được kiểm đếm thủ công và sau đó được xác minh so với dữ liệu đã ghi. Đây là một quy trình tẻ nhạt có thể mất nhiều ngày, đòi hỏi nhiều nhân lực và dễ bị lỗi do con người.

Kiểm kê chu kỳ, mặt khác, được thực hiện định kỳ trong suốt cả năm. Hãy hình dung những đợt kiểm đếm nhỏ, giới hạn, tốn ít thời gian hơn đáng kể và loại bỏ nhu cầu dừng hoàn toàn hoạt động. Phương pháp này cũng cung cấp khả năng giám sát liên tục để có độ chính xác tốt hơn, mang lại cho doanh nghiệp cái nhìn toàn diện về mức tồn kho.

Các Thực Hành Tốt Nhất Để Kiểm Kê Chu Kỳ Hiệu Quả

Kiểm kê chu kỳ hiệu quả dựa trên một cách tiếp cận có cấu trúc tốt nhằm giảm thiểu gián đoạn và tối đa hóa độ chính xác. Để đạt được điều này, các tổ chức nên ưu tiên lập kế hoạch chiến lược và thực hiện tỉ mỉ. Tập trung vào các cân nhắc chính và thực hành tốt nhất sau đây để cải thiện quy trình kiểm kê chu kỳ và hoạt động hàng ngày của bạn:

Lập Kế Hoạch Và Phân Đoạn Chiến Lược

Mặc dù kiểm kê chu kỳ ít gây gián đoạn hơn so với kiểm kê vật lý toàn bộ, nhưng nó vẫn yêu cầu tạm dừng các hoạt động bình thường vì thường được thực hiện trong giờ làm việc. Lên lịch kiểm kê chu kỳ một cách chiến lược trong giờ thấp điểm hoặc khoảng thời gian ít hoạt động hơn có thể giảm thiểu tác động đến năng suất và quy trình làm việc.

Việc phân đoạn hàng tồn kho cũng giúp cải thiện nỗ lực kiểm đếm, có thể được thực hiện bằng cách phân loại các mặt hàng dựa trên các yếu tố như giá trị, tốc độ luân chuyển và mức độ quan trọng. Bằng cách này, các công ty tập trung vào các mặt hàng có giá trị cao hoặc luân chuyển nhanh, và giảm nhu cầu đếm các mặt hàng ít quan trọng hơn thường xuyên.

Tận Dụng Công Nghệ Và Tự Động Hóa

Chuyển đổi từ kiểm đếm thủ công sang quy trình tự động giúp tăng cường đáng kể độ chính xác và hiệu quả. Sử dụng các công nghệ như máy quét mã vạch, hệ thống RFID và thiết bị di động để thu thập dữ liệu hợp lý và loại bỏ lỗi nhập liệu.

Để đảm bảo luồng dữ liệu liền mạch, hãy đảm bảo chọn các hệ thống quản lý hàng tồn kho tương thích và thiết lập các giao thức đồng bộ hóa dữ liệu mạnh mẽ. Với giải pháp quản lý hàng tồn kho phù hợp, doanh nghiệp có thể tận dụng đồng bộ hóa dữ liệu thời gian thực để giảm thiểu các vấn đề tích hợp dữ liệu và cung cấp thông tin chính xác, cập nhật.

Xây Dựng Quy Trình Chuẩn Hóa Và Đào Tạo

Nếu không có quy trình chuẩn hóa cho kiểm kê chu kỳ, việc duy trì hiệu quả và theo dõi tiến độ có thể trở nên đặc biệt khó khăn. Cải thiện quy trình này bằng cách thiết lập các quy trình rõ ràng, được lập thành tài liệu cho tất cả các khía cạnh của kiểm kê chu kỳ, bao gồm phương pháp đếm, ghi dữ liệu và giải quyết chênh lệch.

Các lỗi kiểm đếm không chính xác cũng có thể xảy ra do thiếu đào tạo thích hợp. Để giảm thiểu điều này, các chương trình đào tạo toàn diện là chìa khóa để đảm bảo tất cả nhân viên liên quan hiểu đầy đủ tầm quan trọng của độ chính xác và tính nhất quán. Các quy trình chuẩn hóa và đội ngũ nhân viên được đào tạo tốt sẽ giảm đáng kể lỗi do con người và tạo ra kết quả nhất quán.

Đối Chiếu Và Kiểm Toán Thường Xuyên

Để duy trì tính toàn vẹn của dữ liệu, hãy thực hiện đối chiếu thường xuyên dữ liệu kiểm kê chu kỳ với các bản ghi hệ thống. Tiến hành kiểm toán định kỳ để đảm bảo tuân thủ các quy trình đã thiết lập và xác định các lĩnh vực cần cải thiện. Điều này cho phép các vấn đề được phát hiện nhanh chóng và khắc phục trước khi chúng trở thành các vấn đề lớn.

Kết Luận

Tóm lại, kiểm kê chu kỳ đóng một vai trò quan trọng trong quản lý hàng tồn kho hiện đại. Bằng cách thay thế các cuộc kiểm kê vật lý không thường xuyên, gây gián đoạn bằng các cuộc kiểm đếm nhỏ hơn, thường xuyên hơn, doanh nghiệp đạt được độ chính xác cao hơn, giảm chênh lệch và cải thiện hiệu quả hoạt động. Độ chính xác nâng cao này trực tiếp dẫn đến việc hoàn tất đơn hàng đáng tin cậy, tăng sự hài lòng của khách hàng và củng cố lợi thế cạnh tranh. Áp dụng công nghệ thông minh như giải pháp Quản lý Hàng Tồn Kho của Anchanto có thể đơn giản hóa quy trình kiểm kê chu kỳ, giúp bạn kiểm soát toàn bộ hệ sinh thái tồn kho.

https://anchanto.com/vn-vn/talk-to-us/Bạn đã sẵn sàng nâng cao hiệu quả thông qua các quy trình làm việc tồn kho tự động chưa? Hãy liên hệ với các chuyên gia của chúng tôi ngay hôm nay để bắt đầu.