Nếu bạn là một thương hiệu đã thành lập và đang mở rộng hoạt động thương mại điện tử, bạn sẽ hiểu rằng việc chỉ kiểm tra cước phí của nhà vận chuyển không còn đủ để đảm bảo lợi nhuận. Chi phí vận chuyển thực tế thường bị che khuất bởi các phụ phí ẩn, phí giao hàng và chi phí xử lý – những yếu tố bất ngờ có thể gây khó chịu cho cả doanh nghiệp và khách hàng của bạn ngay tại bước thanh toán. Với 47% người mua sắm trực tuyến từ bỏ giỏ hàng do các khoản phí không mong đợi như phí vận chuyển và thuế [1], việc hiểu rõ toàn bộ chi phí vận chuyển là điều cần thiết để duy trì khả năng cạnh tranh.
Đó là lúc phân tích Chi phí Phục vụ (Cost-to-Serve – CTS) trở nên vô cùng quý giá. Hoạt động như một lộ trình tài chính hoàn chỉnh, CTS tiết lộ tổng chi phí đằng sau mỗi đơn hàng – từ khâu hoàn tất đơn hàng và giao hàng đến đổi trả. Khi được tận dụng đúng cách, thông tin này giúp các thương hiệu như bạn đưa ra các quyết định sáng suốt hơn, dựa trên dữ liệu, nhằm bảo vệ biên lợi nhuận và tăng cường sự hài lòng của khách hàng. Nói một cách đơn giản, nó giúp bạn xác định cách ước tính chi phí vận chuyển một cách chính xác. Trong bài viết này, chúng ta sẽ phân tích các thành phần của chi phí vận chuyển và chia sẻ các cách chiến lược để ước tính và dự báo những chi phí này.
Chi Phí Vận Chuyển Gồm Những Thành Phần Nào?
Chi phí vận chuyển phức tạp hơn nhiều so với chỉ cước phí cố định mà nhà vận chuyển đưa ra. Chúng được định hình bởi nhiều thành phần khác nhau có thể âm thầm làm giảm lợi nhuận của bạn. Do đó, việc hiểu rõ các thành phần này là điều cần thiết để giảm lãng phí, đàm phán hợp đồng thông minh hơn và dự báo chi phí chính xác.
- Cước phí cơ bản của nhà vận chuyển: Đây là khoản phí cơ bản, nhưng sự phức tạp thực sự nằm ở các hợp đồng đã đàm phán và các bậc khối lượng. Nếu bạn là nhà vận chuyển có khối lượng lớn, việc giám sát liên tục và tận dụng mọi điểm chiết khấu là rất quan trọng để quản lý chi phí này.
- Trọng lượng thể tích (Dimensional Weight – DIM): Trọng lượng DIM được xác định bởi kích thước và chiều của một bưu kiện. Điều này có thể làm tăng đáng kể chi phí vận chuyển, đặc biệt đối với hàng hóa nhẹ nhưng cồng kềnh.
- Phụ phí nhiên liệu và định giá động: Đây là những thành phần biến động, được điều chỉnh linh hoạt có thể làm tăng tổng chi phí vận chuyển. Bạn sẽ cần dự báo chủ động và kiểm toán hóa đơn liên tục để xử lý tác động của chúng.
- Phụ phí dịch vụ (Accessorial charges): Đây là các khoản phí cho các dịch vụ ngoài việc lấy và giao hàng tiêu chuẩn (ví dụ: khu vực xa xôi, sử dụng xe nâng, vật liệu nguy hiểm). Đối với các hoạt động phức tạp, việc hiểu tần suất và tác động của chúng đối với hồ sơ đơn hàng là rất quan trọng để lập ngân sách chính xác và tránh bị sốc hóa đơn.
- Logistics quốc tế và Logistics ngược: Điều này đề cập đến thuế, phí và phí môi giới đi kèm với vận chuyển quốc tế. Nó cũng bao gồm chi phí logistics ngược thường bị bỏ qua, không chỉ bao gồm phí vận chuyển hàng trả lại mà còn cả xử lý, kiểm tra và đóng gói lại.
Các Yếu Tố Chính Ảnh Hưởng Đến Chi Phí Vận Chuyển
Ngoài việc phân tích các thành phần riêng lẻ và định nghĩa về chi phí vận chuyển, một số yếu tố tổng thể lớn hơn có thể ảnh hưởng đến chi phí này:
1. Đặc điểm gói hàng Ngoài trọng lượng, kích thước chính xác cũng ảnh hưởng trực tiếp đến DIM. Điều này đòi hỏi kỹ thuật đóng gói chiến lược và đôi khi là thiết kế sản phẩm chủ động để giảm thể tích khối, tránh các khoản phạt tốn kém và tính toán các phụ phí cho hàng dễ vỡ/xử lý đặc biệt.
2. Điểm xuất phát và Điểm đến Giá của nhà vận chuyển về cơ bản được điều khiển bởi các khu vực. Đối với các mạng lưới đa điểm, điều quan trọng là phân phối chiến lược vị trí hàng tồn kho để giảm đáng kể các khu vực vận chuyển trung bình, giảm chi phí chặng cuối và giải quyết các chi phí cao hơn cho việc giao hàng ở nông thôn so với thành thị.
3. Mức độ dịch vụ Đây là nơi bạn cân bằng tốc độ, chi phí và kỳ vọng của khách hàng. Các dịch vụ cấp tốc thường có giá cao hơn. Các hoạt động thông minh biết cách lựa chọn dịch vụ linh hoạt, tính đến lợi nhuận của sản phẩm, ưu tiên của khách hàng và các thỏa thuận mức độ dịch vụ cụ thể.
4. Lựa chọn và Đa dạng hóa nhà vận chuyển Điều này bao gồm việc tận dụng các mức giá đã đàm phán và triển khai chiến lược đa nhà vận chuyển. Việc hiểu rõ điểm mạnh của từng nhà vận chuyển chặng cuối đối với các tuyến cụ thể, hồ sơ gói hàng hoặc mức độ dịch vụ (ví dụ: nhà vận chuyển khu vực cho chặng ngắn) là chìa khóa để đạt được hiệu quả chi phí và khả năng phục hồi dịch vụ.
5. Khối lượng và Thiết kế mạng lưới Việc đặt các trung tâm hoàn tất đơn hàng một cách chiến lược, sử dụng bỏ qua khu vực (zone skipping – hợp nhất hàng hóa đến một trung tâm khu vực) và các hoạt động chuyển tiếp (cross-docking) có thể giảm đáng kể chi phí vận chuyển trung bình bằng cách giảm số lượng khu vực mà các gói hàng của bạn đi qua.
6. Chính sách đổi trả Mặc dù rất quan trọng đối với trải nghiệm khách hàng, chính sách đổi trả là một yếu tố thúc đẩy chi phí thường bị đánh giá thấp. Toàn bộ vòng đời của một lần trả hàng – bao gồm vận chuyển, kiểm tra, xử lý và đóng gói lại hoặc thanh lý tiềm năng – phải được hạch toán chính xác như một phần của tổng chi phí vận chuyển.
Các Bước Để Ước Tính Chi Phí Vận Chuyển
Để có cái nhìn chi tiết hơn về cách ước tính chi phí vận chuyển, điều quan trọng là phải có một khuôn khổ CTS mạnh mẽ để đạt được độ chính xác cao nhất. Phát triển chiến lược này là một quá trình liên tục, dựa trên dữ liệu bao gồm:
1. Thu thập dữ liệu chi tiết (Granular Data) Bắt đầu với dữ liệu SKU sạch. Điều này bao gồm trọng lượng chính xác, kích thước và mọi nhu cầu xử lý đặc biệt. Dữ liệu nền tảng này sau đó cung cấp mô hình dự đoán để tính toán Trọng lượng Thể tích (DIM) chính xác. Dữ liệu vận chuyển lịch sử toàn diện (các khoản phí thực tế của nhà vận chuyển, phụ phí và mức độ dịch vụ đã sử dụng) cũng giúp phát hiện các mô hình và xác thực các ước tính trong tương lai của bạn.
2. Tận dụng công nghệ cần thiết cho chi phí vận chuyển chính xác Sử dụng các nền tảng công nghệ như Hệ thống Quản lý Đơn hàng (OMS) và Hệ thống Quản lý Kho (WMS) để có các báo cáo chi phí vận chuyển chính xác, giúp ích cho việc ước tính. Các nền tảng công nghệ SaaS này tích hợp trực tiếp với các hợp đồng nhà vận chuyển đã đàm phán của bạn, cung cấp cho bạn một lượng lớn dữ liệu mà bạn có thể đưa vào các nền tảng AI để đưa ra ước tính chi phí vận chuyển.
3. Tích hợp tính toán Tổng chi phí đến tay khách hàng (Total Landed Cost) Là một đầu ra từ khuôn khổ Cost-to-Serve của bạn, khả năng này cho phép bạn tính toán chi phí thực tế của việc giao sản phẩm. Điều đó bao gồm việc hoàn tất đơn hàng trực tiếp, vận chuyển và mọi chi phí vận chuyển quốc tế áp dụng (thuế, phí, phí môi giới). Điều này rất quan trọng để xác định lợi nhuận ở cấp độ SKU, định giá động và đưa ra các quyết định gia nhập thị trường sáng suốt.
4. Thực hiện mô hình hóa kịch bản động Các đội ngũ giàu kinh nghiệm dựa vào các công cụ phân tích nâng cao và mô phỏng để lập mô hình tác động tài chính của những thay đổi lớn trước khi chúng xảy ra. Điều này có nghĩa là đánh giá chi phí của các trung tâm hoàn tất đơn hàng mới, tối ưu hóa đóng gói, thay đổi hỗn hợp nhà vận chuyển hoặc ứng phó với biến động thị trường. Nó giúp bạn giảm thiểu rủi ro và xác định các chiến lược tối ưu.
5. Thực hiện kiểm toán và phản hồi liên tục Điều này là bắt buộc để điều chỉnh các ước tính chi phí của bạn. Thường xuyên kiểm toán hóa đơn của nhà vận chuyển so với chi phí ước tính và các điều khoản đã đàm phán sẽ chỉ ra sự khác biệt, xác thực các mô hình của bạn, phát hiện các khoản thu quá mức và giúp bạn có lợi thế trong các cuộc đàm phán hợp đồng trong tương lai – tất cả đều thúc đẩy cải tiến liên tục.
6. Ước tính chi phí vận chuyển quốc tế Vận chuyển quốc tế đưa ra một lớp phức tạp mới. Biến số lớn nhất ở đây thường là Thuế và Phí Hải quan (D&T), phụ thuộc vào mã Hệ thống Hài hòa (HS) của sản phẩm của bạn và các quy định của quốc gia đến, bao gồm ngưỡng “de minimis” (giá trị tối thiểu mà hàng hóa có thể vào một quốc gia mà không phải chịu thuế và phí). Incoterms bạn chọn sẽ quyết định ai chịu trách nhiệm tài chính đối với các khoản thuế này và các chi phí khác như phí môi giới hải quan, tác động trực tiếp đến tổng chi phí đến tay khách hàng và trải nghiệm của khách hàng.
Bên cạnh Thuế và Phí Hải quan, bạn phải xem xét sự biến động của tỷ giá hối đoái, đặc biệt đối với các lô hàng DDP (Delivered Duty Paid – Giao hàng đã nộp thuế). Ngoài ra còn có các chi phí liên quan đến việc hoàn thiện chính xác các giấy tờ xuất/nhập khẩu và nghiêm ngặt tránh các mặt hàng bị hạn chế; sai sót trong việc này có thể gây ra chậm trễ hoặc hình phạt lớn. Để ước tính chi phí vận chuyển quốc tế chính xác, bạn sẽ cần sử dụng các công cụ tính thuế chuyên dụng hoặc làm việc với các nhà môi giới hải quan có kinh nghiệm.
Những Sai Lầm Phổ Biến Khi Ước Tính Chi Phí Vận Chuyển
Ngay cả các chuyên gia logistics kỳ cựu cũng có thể mắc phải những lỗi tinh tế nhưng đáng kể trong việc ước tính chi phí vận chuyển, thường bắt nguồn từ những sai sót mang tính hệ thống hơn là những tính toán sai đơn thuần. Nhận biết những cạm bẫy này là chìa khóa để tránh thất thoát lợi nhuận tiềm ẩn:
1. Đánh giá thấp toàn bộ chi phí phục vụ (Cost-to-Serve) Điều này có nghĩa là không tính đến tất cả các chi phí ngoài cước phí cơ bản của nhà vận chuyển, bao gồm chi phí xử lý nội bộ, vật liệu đóng gói, chi phí thực tế của hàng đổi trả (logistics ngược), các lần giao hàng không thành công và các chi phí gián tiếp nhưng đáng kể khác. Chỉ dựa vào báo giá của nhà vận chuyển sẽ cung cấp một bức tranh không đầy đủ và gây hiểu lầm về lợi nhuận.
2. Giả định Chi phí tĩnh và động là như nhau Một sai lầm nghiêm trọng là coi chi phí tĩnh và động tương tự nhau. Việc bỏ qua tính chất biến động của phụ phí nhiên liệu, việc áp đặt không thể đoán trước của phụ phí mùa cao điểm và các mô hình định giá nhà vận chuyển động khác dẫn đến thâm hụt ngân sách thường xuyên. Một cách tiếp cận tinh vi hơn đòi hỏi nguồn cấp dữ liệu thời gian thực và phân tích dự đoán, không chỉ là các giả định cố định.
3. Thiếu độ chi tiết và vệ sinh dữ liệu Việc không thể thực hiện phân tích “cái gì sẽ xảy ra nếu” chính xác hoặc kiểm toán mạnh mẽ bắt nguồn từ dữ liệu kém. Nếu không có dữ liệu SKU chính xác (trọng lượng chính xác, kích thước để tính DIM) và hồ sơ vận chuyển lịch sử chi tiết, việc tối ưu hóa thực sự trở nên bất khả thi.
4. Quản lý chi phí silo (riêng lẻ) Khi chi phí vận chuyển chỉ được xem là một chi phí hoạt động do bộ phận logistics quản lý, tác động sâu sắc của chúng đến tài chính, định giá bán hàng, các chương trình khuyến mãi tiếp thị và sự hài lòng của khách hàng sẽ bị bỏ qua. Việc hiểu toàn diện, đa chức năng về chi phí phục vụ là rất quan trọng.
5. Bỏ qua kiểm toán hợp đồng Đây là một sai lầm phổ biến và tốn kém. Việc không kiểm toán tỉ mỉ các hóa đơn so với các điều khoản đã đàm phán, thỏa thuận dịch vụ và các sự kiện giao hàng thực tế có nghĩa là bỏ lỡ các khoản tín dụng tiềm năng cho việc tính phí quá mức, các khoản chiết khấu bị bỏ lỡ hoặc các lỗi dịch vụ.
Mẹo Để Tối Ưu Hóa và Giảm Chi Phí Vận Chuyển
Nếu ước tính chính xác mang lại sự rõ ràng, thì tối ưu hóa chủ động sẽ thúc đẩy lợi nhuận. Đối với các đội ngũ doanh nghiệp, điều này liên quan đến các chỉ thị chiến lược cấp cao tập trung vào hiệu quả và giảm chi phí:
- Kỹ thuật đóng gói chiến lược: Khám phá khoa học vật liệu, các giải pháp đóng gói tự động và các chiến lược đóng gói bộ sản phẩm được thiết kế để giảm thiểu trọng lượng thể tích, giảm lãng phí vật liệu và hợp lý hóa quy trình đóng gói về chi phí và tốc độ.
- Tối ưu hóa mạng lưới chủ động: Triển khai các chiến lược như phân phối hàng tồn kho để giảm các khu vực vận chuyển trung bình, bỏ qua khu vực bằng cách hợp nhất hàng hóa đến các trung tâm khu vực để phân phối chặng cuối, và các cơ sở chuyển tiếp (cross-docking) được đặt một cách chiến lược. Những sáng kiến này có thể thay đổi đáng kể cơ sở chi phí của bạn bằng cách giảm khoảng cách và số lượng chặng bưu kiện.
- Quản lý quan hệ nhà vận chuyển nâng cao: Ngoài các cuộc đàm phán ban đầu, điều này liên quan đến việc đánh giá hiệu suất liên tục, tận dụng dữ liệu để có sức mạnh đàm phán mạnh mẽ hơn và tích cực duy trì quan hệ đối tác đa nhà vận chuyển. Điều này đảm bảo bạn luôn sử dụng nhà vận chuyển tối ưu cho một tuyến, loại gói hàng hoặc mức độ dịch vụ nhất định, cân bằng chi phí và khả năng phục hồi dịch vụ.
- Đầu tư và tích hợp công nghệ: Các Hệ thống Quản lý Kho (WMS) mạnh mẽ, phần mềm vận chuyển tiên tiến và các nền tảng phân tích hỗ trợ AI không phải là xa xỉ mà là những thứ cần thiết. Chúng cho phép tự động hóa việc so sánh giá cước, dự báo nhu cầu dự đoán, phân tích chi phí thời gian thực và kiểm toán hóa đơn tự động, xác định các cơ hội tiết kiệm mà các quy trình thủ công sẽ bỏ lỡ.
- Phân tích CTS liên tục: Nhúng điều này như một chức năng cốt lõi đang diễn ra. Thường xuyên xem xét hồ sơ chi phí đầy đủ của bạn so với dữ liệu bán hàng, lợi nhuận sản phẩm và phân khúc khách hàng. Đó là một quá trình lặp lại gồm việc xác định sự kém hiệu quả, thử nghiệm các chiến lược mới và liên tục tinh chỉnh các hoạt động logistics của bạn để đạt được lợi thế cạnh tranh bền vững.
Kết Luận
Nhận biết chi phí phục vụ khách hàng thực sự có nghĩa là hiểu tất cả các chi phí ẩn, các phụ phí động và toàn bộ vòng đời của một lô hàng. Bằng cách dựa vào một khuôn khổ CTS mạnh mẽ để ước tính, các doanh nghiệp thương mại điện tử như bạn được trao quyền để đưa ra các quyết định sáng suốt tác động trực tiếp đến sức khỏe hoạt động và lợi nhuận.
Trong môi trường phức tạp này, khả năng hiển thị, độ chính xác và khả năng kiểm soát là lợi thế cạnh tranh của bạn. Đây là nơi các giải pháp như Hệ thống Quản lý Đơn hàng (OMS) và Hệ thống Quản lý Kho (WMS) của Anchanto có thể giúp ích. Anchanto không chỉ cung cấp khả năng hiển thị quan trọng sau khi vận chuyển cho khách hàng của bạn mà còn cung cấp thông tin chi tiết dữ liệu chi tiết cần thiết để xác thực các ước tính, tối ưu hóa hiệu suất của nhà vận chuyển và liên tục tinh chỉnh chiến lược CTS tổng thể của bạn.
Sẵn sàng để kiểm soát hoàn toàn chi phí vận chuyển và nâng cao sự hài lòng của khách hàng? Hãy liên hệ với các chuyên gia của chúng tôi ngay hôm nay để mở khóa các khoản giao hàng hiệu quả hơn về chi phí và khả năng hiển thị đơn hàng chưa từng có.
Tài liệu tham khảo –