FEFO là gì? Hiểu rõ phương pháp “Hết hạn trước, xuất trước” trong quản lý tồn kho

Theo Tổ chức Lương thực và Nông nghiệp Liên Hiệp Quốc (FAO), mỗi năm có tới 1 nghìn tỷ đô la bị lãng phí do sản phẩm hư hỏng hoặc hết hạn. Trong bối cảnh thị trường cạnh tranh khốc liệt, những tổn thất này tác động trực tiếp đến lợi nhuận và nỗ lực phát triển bền vững của doanh nghiệp. Giải pháp? Một phương pháp quản lý tồn kho chiến lược mang tên FEFO — First Expired, First Out (Hết hạn trước, xuất trước), giúp doanh nghiệp thay đổi cách thức xử lý các sản phẩm có hạn sử dụng.

Bài viết này sẽ khám phá định nghĩa FEFO, những lợi ích vượt trội, các ngành có thể tận dụng phương pháp này, chiến lược triển khai và các thực tiễn tốt nhất để đạt được thành công.

FEFO là gì?

FEFO, viết tắt của First Expired, First Out, là một hệ thống phân loại tồn kho, trong đó các sản phẩm có ngày hết hạn sớm nhất sẽ được xuất kho, bán hoặc sử dụng trước, bất kể chúng được nhập kho khi nào. Phương pháp này khác biệt so với các phương pháp truyền thống vốn chỉ tập trung vào thứ tự nhập kho.

Cách tiếp cận này đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp kinh doanh hàng dễ hỏng, dược phẩm hoặc bất kỳ sản phẩm nào có hạn sử dụng. Bằng cách triển khai FEFO, các công ty có thể giảm thiểu đáng kể tình trạng hư hỏng, lãng phí và đảm bảo khách hàng nhận được sản phẩm có hạn sử dụng dài nhất.

Về bản chất, phương pháp FEFO yêu cầu theo dõi chính xác ngày hết hạn của tất cả các mặt hàng tồn kho. Điều này thường đòi hỏi các hệ thống quản lý kho bãi (WMS) tinh vi có khả năng ghi lại, giám sát và cảnh báo về các ngày hết hạn sắp đến.

Lợi ích của phương pháp quản lý tồn kho FEFO

Việc áp dụng phương pháp FEFO mang lại nhiều lợi thế đáng kể, tác động tích cực đến toàn bộ hoạt động kinh doanh:

• Giảm thiểu lãng phí và hư hỏng: Bằng cách xuất kho các sản phẩm có hạn sử dụng sớm nhất trước, doanh nghiệp có thể giảm đáng kể lượng hàng hóa hết hạn phải hủy bỏ.
• Nâng cao sự hài lòng của khách hàng: FEFO đảm bảo khách hàng nhận được sản phẩm có hạn sử dụng dài nhất, từ đó gia tăng sự tin tưởng và hài lòng.
• Kiểm soát chất lượng tốt hơn: FEFO thúc đẩy việc luân chuyển tồn kho thường xuyên và giám sát chặt chẽ tình trạng sản phẩm.
• Tuân thủ quy định: Nhiều ngành, đặc biệt là thực phẩm và dược phẩm, phải tuân thủ các quy định nghiêm ngặt về độ tươi mới. FEFO giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định này, tránh các hình phạt và tổn hại danh tiếng.
• Tối ưu hóa mức tồn kho: Khả năng hiển thị rõ ràng về ngày hết hạn cho phép doanh nghiệp đưa ra quyết định mua hàng sáng suốt hơn, giảm thiểu tồn kho dư thừa và chi phí lưu kho.
• Giảm thiểu tổn thất tài chính: Bằng cách giảm thiểu số lượng sản phẩm hết hạn phải xóa sổ, FEFO tác động trực tiếp đến khả năng sinh lời.

FEFO và FIFO: Những khác biệt chính

Mặc dù FEFO và FIFO (First In, First Out – Nhập trước, xuất trước) có vẻ tương tự, nhưng chúng hoạt động trên các nguyên tắc cơ bản khác nhau:

Trong khi FIFO giả định rằng hàng tồn kho cũ nhất (nhập trước) nên được bán trước, FEFO nhận ra rằng hàng nhập kho sau có thể hết hạn sớm hơn hàng nhập kho trước. Ví dụ, một lô hàng sữa tươi nhận hôm nay có thể có hạn sử dụng ngắn hơn một lô hàng đồ hộp nhận từ nhiều tháng trước.

Những ngành nào nên áp dụng FEFO?

Phương pháp FEFO đặc biệt hữu ích cho một số ngành khi kết hợp với các hệ thống quản lý kho bãi có khả năng tự động theo dõi và cảnh báo hạn sử dụng.

• Thực phẩm và đồ uống: Với hạn sử dụng nghiêm ngặt, ngành công nghiệp thực phẩm hưởng lợi lớn từ việc triển khai FEFO. Các cửa hàng tạp hóa, nhà hàng và nhà sản xuất thực phẩm có thể giảm lãng phí và đảm bảo an toàn thực phẩm.
• Dược phẩm: An toàn của thuốc phụ thuộc vào việc bảo quản và sử dụng đúng hạn. Các nhà thuốc và nhà sản xuất dược phẩm sử dụng FEFO để đảm bảo bệnh nhân nhận được thuốc với hạn sử dụng phù hợp.
• Mỹ phẩm và chăm sóc cá nhân: Nhiều sản phẩm mỹ phẩm có hạn sử dụng nhất định sau khi mở nắp hoặc sản xuất. FEFO giúp các doanh nghiệp này duy trì hiệu quả và an toàn của sản phẩm.
• Y tế: Các bệnh viện, phòng khám và công ty cung cấp y tế xử lý nhiều mặt hàng có hạn sử dụng, từ vật tư phẫu thuật đến thuốc thử chẩn đoán. FEFO đảm bảo các vật tư quan trọng được sử dụng đúng thứ tự.
• Hóa chất: Nhiều hóa chất có hạn sử dụng hoặc thời gian phân hủy cụ thể. FEFO giúp duy trì sự an toàn và hiệu quả của sản phẩm.
• Thương mại điện tử và Bán lẻ: Các nhà bán lẻ trực tuyến kinh doanh hàng dễ hỏng hoặc có hạn sử dụng có thể nâng cao sự hài lòng của khách hàng bằng cách giao những sản phẩm có hạn sử dụng dài hơn.

Làm thế nào để triển khai FEFO trong doanh nghiệp?

Triển khai FEFO đòi hỏi sự lập kế hoạch cẩn thận và công cụ phù hợp. Dưới đây là các bước để tích hợp phương pháp này vào doanh nghiệp của bạn:

1. Đánh giá nhu cầu: Xác định những sản phẩm nào trong kho có hạn sử dụng và tầm quan trọng của việc theo dõi chúng. Một số doanh nghiệp cần áp dụng FEFO cho toàn bộ tồn kho, trong khi số khác có thể chỉ áp dụng cho một vài danh mục sản phẩm cụ thể.
2. Đầu tư vào công nghệ: Một hệ thống quản lý kho bãi (WMS) mạnh mẽ là rất cần thiết. Hãy tìm phần mềm có khả năng theo dõi ngày hết hạn, tạo cảnh báo khi hạn sử dụng sắp đến và tự động ưu tiên việc lấy hàng dựa trên thông tin này.
3. Xây dựng quy trình: Phát triển các quy trình vận hành tiêu chuẩn (SOP) cho việc tiếp nhận, lưu trữ và lấy hàng dựa trên nguyên tắc FEFO. Đảm bảo các quy trình này được văn bản hóa và truyền đạt rõ ràng đến toàn bộ nhân viên.
4. Đào tạo nhân viên: Đào tạo là yếu tố then chốt. Đảm bảo toàn bộ nhân viên kho hiểu rõ tầm quan trọng của FEFO và biết cách sử dụng hệ thống WMS một cách chính xác.
5. Dán nhãn rõ ràng: Ghi nhãn ngày hết hạn rõ ràng trên tất cả các mặt hàng tồn kho có liên quan là điều cần thiết. Cân nhắc sử dụng công nghệ mã vạch hoặc RFID để theo dõi chính xác hơn.
6. Kiểm kê định kỳ: Thực hiện kiểm kê định kỳ để đảm bảo quy trình FEFO được tuân thủ đúng cách và xác định sớm các vấn đề tiềm ẩn.

Ví dụ về phương pháp FEFO:

Hãy xem xét một kho dược phẩm. Vào tháng 1, họ nhận một lô thuốc A có hạn sử dụng đến tháng 6/2025. Tháng 2, họ nhận thêm một lô thuốc A khác nhưng có hạn sử dụng đến tháng 4/2025. Theo nguyên tắc FEFO, lô hàng nhận vào tháng 2 (hết hạn tháng 4/2025) sẽ được xuất kho trước lô hàng nhận vào tháng 1 (hết hạn tháng 6/2025). Điều này đảm bảo tất cả thuốc đến tay bệnh nhân đều có hạn sử dụng dài nhất có thể.

Thực tiễn tốt nhất trong việc triển khai FEFO

• Tự động hóa tối đa: Sử dụng công nghệ để tự động hóa việc theo dõi ngày hết hạn và tạo cảnh báo.
• Quản lý trực quan: Sử dụng nhãn màu hoặc khu vực lưu trữ được mã hóa màu để quy trình FEFO trở nên trực quan hơn cho nhân viên.
• Đào tạo liên tục: Tổ chức các buổi đào tạo thường xuyên để củng cố tầm quan trọng của FEFO.
• Cải tiến không ngừng: Thường xuyên đánh giá và tinh chỉnh quy trình FEFO dựa trên các chỉ số hiệu suất và phản hồi.
• Thỏa thuận với nhà cung cấp: Thiết lập thỏa thuận rõ ràng với nhà cung cấp về hạn sử dụng tối thiểu chấp nhận được của sản phẩm.
• Tích hợp hệ thống: Đảm bảo hệ thống FEFO tích hợp tốt với các hệ thống khác như mua hàng và bán hàng.

Kết luận

Phương pháp FEFO đại diện cho một cách tiếp cận quan trọng trong quản lý tồn kho đối với các doanh nghiệp kinh doanh sản phẩm có hạn sử dụng. Bằng cách ưu tiên xuất kho sản phẩm dựa trên ngày hết hạn thay vì thời gian nhập kho, FEFO giúp giảm thiểu lãng phí, đảm bảo tuân thủ quy định, nâng cao sự hài lòng của khách hàng và cuối cùng là tăng cường lợi nhuận.

Mặc dù việc triển khai FEFO có thể đòi hỏi đầu tư vào công nghệ và đào tạo, nhưng lợi ích mang lại vượt xa chi phí, đặc biệt đối với các ngành như thực phẩm, dược phẩm và y tế. Khi kỳ vọng của người tiêu dùng về độ tươi mới của sản phẩm ngày càng cao và các yêu cầu quy định trở nên nghiêm ngặt hơn, FEFO đang trở thành một yếu tố thiết yếu để duy trì tính cạnh tranh.

Bạn muốn tối ưu hóa chiến lược quản lý kho với FEFO? Hãy liên hệ với các chuyên gia của chúng tôi để khám phá cách Anchanto WMS có thể giúp cải thiện hoạt động và hiệu quả kinh doanh tổng thể của bạn.

Các câu hỏi thường gặp về FEFO

FEFO là gì và nó khác gì so với các phương pháp quản lý tồn kho khác?

FEFO (First Expired, First Out – Hết hạn trước, xuất trước) là phương pháp quản lý tồn kho ưu tiên sản phẩm dựa trên ngày hết hạn thay vì thời điểm nhập kho. Khác với FIFO (First In, First Out – Nhập trước, xuất trước), vốn tập trung vào thứ tự thời gian, FEFO đảm bảo các sản phẩm sắp hết hạn sẽ được sử dụng hoặc bán trước, bất kể chúng nhập kho khi nào. Phương pháp này đặc biệt quan trọng với các doanh nghiệp xử lý hàng dễ hỏng, vì nó giúp giảm thiểu lãng phí và tối đa hóa hạn sử dụng sản phẩm cho khách hàng.

Những doanh nghiệp nào nên áp dụng phương pháp FEFO?

Bất kỳ doanh nghiệp nào xử lý sản phẩm có hạn sử dụng đều có thể hưởng lợi từ việc triển khai FEFO. Điều này bao gồm các công ty trong ngành thực phẩm và đồ uống, dược phẩm, mỹ phẩm, y tế, hóa chất và các nhà bán lẻ thương mại điện tử bán hàng dễ hỏng. FEFO trở nên đặc biệt quan trọng trong những ngành mà độ an toàn, hiệu quả hoặc chất lượng sản phẩm phụ thuộc vào độ tươi mới. Nếu doanh nghiệp của bạn thường xuyên phải loại bỏ sản phẩm hết hạn hoặc gặp khó khăn trong việc luân chuyển tồn kho, việc áp dụng FEFO có thể mang lại những lợi ích đáng kể.

Cần công nghệ gì để triển khai FEFO hiệu quả?

Mặc dù FEFO có thể được thực hiện thủ công với kho hàng nhỏ, hầu hết các doanh nghiệp sẽ cần một hệ thống quản lý kho bãi (WMS) hỗ trợ các chức năng của FEFO. Hệ thống này cần có khả năng theo dõi ngày hết hạn, tạo cảnh báo khi hạn sử dụng sắp đến và tự động ưu tiên việc lấy hàng dựa trên các thông tin này. Các thiết bị như máy quét mã vạch, công nghệ RFID và thiết bị di động cho nhân viên kho cũng giúp nâng cao hiệu quả của FEFO bằng cách cho phép theo dõi thời gian thực và giảm thiểu lỗi thủ công.

Làm thế nào để đo lường sự thành công khi triển khai FEFO?

Các chỉ số thành công của việc triển khai FEFO bao gồm: giảm số lượng sản phẩm hết hạn phải hủy, giảm tỷ lệ lãng phí, cải thiện tốc độ luân chuyển tồn kho, tăng sự hài lòng của khách hàng (ít khiếu nại về sản phẩm có hạn sử dụng ngắn), và tuân thủ tốt hơn các quy định của ngành. Việc theo dõi các chỉ số này trước và sau khi triển khai FEFO sẽ giúp bạn định lượng được lợi ích. Nhiều doanh nghiệp nhận thấy rằng thành công của FEFO không chỉ giới hạn ở việc giảm lãng phí mà còn mở rộng sang việc cải thiện hiệu quả tài chính và xây dựng mối quan hệ bền chặt hơn với khách hàng.

Có thể kết hợp FEFO với các phương pháp quản lý tồn kho khác không?

Có, FEFO hoàn toàn có thể được tích hợp với các phương pháp khác để có một cách tiếp cận toàn diện. Ví dụ, một doanh nghiệp có thể sử dụng FEFO cho các mặt hàng dễ hỏng, đồng thời áp dụng FIFO hoặc các phương pháp khác cho tồn kho không dễ hỏng. Chìa khóa là phát triển một hệ thống phù hợp với nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp bạn trong khi vẫn duy trì hoạt động hiệu quả. Một hệ thống quản lý kho bãi được thiết kế tốt có thể hỗ trợ nhiều phương pháp tồn kho cùng lúc, mang lại sự linh hoạt và tối ưu hóa.