1. Pendahuluan
Order Management System (OMS) Anda adalah sistem saraf pusat bisnis. Sistem inilah yang menjalankan seluruh alur kerja pemrosesan pesanan sejak momen pesanan dibuat sampai pengiriman terakhir, sekaligus bisa menjadi tulang punggung manajemen inventory Anda: memastikan produk tersedia saat dan di tempat dibutuhkan. Ia adalah jantung pengalaman pelanggan Anda, yang menentukan apakah pesanan dieksekusi dengan akurat, tepat waktu, dan lancar.
Intinya, OMS Anda adalah penentu yang bisa mengakselerasi bisnis Anda ke level baru, atau justru menahannya.
Lalu, mengapa Anda perlu menggantinya?
Seperti teknologi lainnya, solusi order management punya masa pakai, dan akan tiba saatnya ketika upgrading atau penggantian OMS menjadi keharusan.
Mengetahui kapan waktu yang tepat untuk mengadopsi order management system baru sangat penting bagi keunggulan operasional, kepuasan pelanggan, dan pertumbuhan bisnis.
2. Indikator Penggantian OMS
Ada momen penting dalam ritel online ketika upgrading atau penggantian OMS bukan lagi sebuah pilihan, melainkan langkah yang harus diambil. Bagaimana Anda tahu bahwa Order Management Software Anda sudah tamat masa pakainya untuk bisnis Anda?
Berikut indikator-indikator utama yang menandakan sudah waktunya mempertimbangkan Order Management System baru:
a. Anda melakukan standardisasi OMS di seluruh organisasi
Jika setiap cabang brand atau bisnis Anda memakai solusi OMS yang berbeda, akibatnya adalah inefisiensi, inkonsistensi data, dan tantangan operasional. Standardisasi OMS di seluruh outlet, distribution partner, retailer, dan enabler memastikan konsistensi, memudahkan kolaborasi, dan merampingkan proses.
b. Tim Anda terlalu bergantung pada tugas manual
Jika tim menghabiskan waktu berlebihan untuk tugas manual seperti pemrosesan pesanan, manajemen inventory, atau entri data, itu tanda jelas bahwa OMS Anda kemungkinan sudah ketinggalan zaman. Otomasi adalah kunci efisiensi dan penurunan risiko human error. OMS modern dengan fitur otomasi canggih bisa membebaskan waktu tim dan memperbaiki akurasi.
c. OMS Anda tidak terhubung ke semua platform yang Anda gunakan
Integrasi sangat penting untuk ritel digital dan omnichannel yang berjalan mulus. Jika OMS saat ini tidak mampu menjaga integrasi berkelanjutan dengan sistem lain, seperti software Customer Relationship Management (CRM), sistem Enterprise Resource Planning (ERP), atau aplikasi pihak ketiga, akibatnya adalah silo data yang menghambat proses pengambilan keputusan.
d. Vendor Anda tidak lagi menawarkan order management software
Dalam beberapa kasus, keputusan mengganti OMS bisa datang karena keadaan memaksa. Jika penyedia OMS Anda menghentikan dukungan atau tidak lagi menyediakan update dan maintenance untuk sistem ini, risikonya besar bagi bisnis.
Di semua industri, hampir 40% CEO merasa perusahaan mereka tidak akan tetap viable secara ekonomi dalam satu dekade ke depan jika terus berjalan di jalur yang sekarang. Sekitar 41% CEO di industri teknologi pesimistis terhadap viabilitas jangka panjang model bisnis mereka. Hal ini memunculkan pilihan-pilihan sulit, seperti memikirkan ulang offering dan menarik beberapa produk dan solusi.
Menjalankan bisnis dengan order management software tanpa dukungan dapat membuka celah keamanan, masalah kepatuhan, dan hilangnya akses ke fitur-fitur penting. Dalam situasi seperti ini, mencari Order Management System baru secara proaktif adalah suatu keharusan.
e. Anda tidak mampu melakukan scaling bisnis
Pertumbuhan bisnis biasanya diikuti kenaikan volume dan kompleksitas pesanan. Jika OMS saat ini kewalahan mengikuti ekspansi Anda, hingga terjadi bottleneck performa atau gangguan dalam pemrosesan pesanan, itu indikasi jelas bahwa Anda membutuhkan solusi yang lebih scalable. OMS berbasis cloud modern seharusnya mudah beradaptasi mengikuti kebutuhan Anda yang terus tumbuh.
Contohnya, Grand Meltique, distributor FMCG terkemuka Malaysia, berinvestasi pada plant seluas 8.100 ft dan ruang cold storage 20.000 ft kubik untuk mengimbangi permintaan dari populasi kawasan yang terus tumbuh. Namun, tanpa pembaruan OMS untuk mengimbangi skala tersebut, mereka kesulitan mengendalikan overselling, order management berjalan tidak efisien, dan biaya membengkak.
f. Anda sedang menyegarkan arsitektur enterprise
Jika Anda baru saja atau berencana memperbarui arsitektur enterprise, penting menilai apakah OMS saat ini sudah selaras dengan lanskap teknologi yang lebih luas. OMS yang ketinggalan zaman bisa menjadi bottleneck yang menghambat progres Anda.
Contohnya, Everbest Group, perusahaan retail fashion terkemuka asal Indonesia, menerapkan model bisnis omnichannel dan berekspansi lintas channel. Mengelola 1.000 pesanan per bulan di model bisnis baru mereka terbukti berat dengan metode order management lama: pemenuhan pesanan lintas marketplace membutuhkan lebih dari 6 jam untuk dikerjakan setiap hari
3. Nilai Order Management System Anda Saat Ini
Mengevaluasi OMS yang berjalan sebaiknya menjadi proses tahunan, agar Anda bisa memastikan Order Management System bekerja selaras dengan objektif bisnis. OMS dengan kinerja optimal menjamin pemrosesan pesanan yang mulus sekaligus berkontribusi pada pengalaman pelanggan yang lebih baik, biaya operasional yang lebih rendah, dan pengambilan keputusan yang lebih baik. Sebaliknya, OMS yang ketinggalan zaman atau tidak efisien dapat menghambat pertumbuhan, memicu ketidakpuasan pelanggan, dan membuat peluang terlewat.
Untuk menilai kecocokan OMS Anda saat ini, pertimbangkan melakukan audit kinerja. Audit ini memeriksa secara saksama fungsionalitas, konfigurasi, dan kapabilitas integrasi OMS Anda, dengan tujuan mengidentifikasi area tempat sistem Anda unggul dan tempat ia mungkin kurang.
Audit biasanya mencakup penilaian key performance indicator (KPI) seperti:
- kecepatan dan akurasi pemrosesan pesanan
- inventory turnover rate
- dan metrik kepuasan pelanggan
Bottleneck dan inefisiensi sering bersembunyi di dalam jejaring proses operasional Anda yang rumit, dan bisa berujung pada pemrosesan pesanan yang lambat, biaya operasional yang naik, dan pelanggan yang tidak puas. Lewat analisis data dan proses, Anda berpeluang:
- Mengidentifikasi titik sumbat dalam alur kerja pemrosesan pesanan.
- Menemukan area yang paling sering membutuhkan intervensi manual.
- Menemukan redundansi dan langkah yang tidak perlu.
- Menemukan peluang otomasi proses.
Pendekatan berbasis data ini memberi pandangan objektif atas kinerja OMS Anda dan bekal untuk memutuskan kapan waktu yang tepat mengganti teknologi Order Management Anda.
4. Pertanyaan yang Perlu Diajukan Saat Mengevaluasi OMS
Saat mengevaluasi OMS, pertimbangkan beragam faktor, antara lain:
- Efisiensi pemrosesan pesanan: Secepat dan seakurat apa pesanan diproses dari placement sampai fulfillment? (Pertimbangkan pengukuran KPI seperti Order Cycle Time, Order Accuracy, Inventory Turnover, Stockout Rate, On-Time Delivery, Order Fill Rate, Order Return Rate, dan Customer Complaints.)
- Manajemen inventory: Apakah OMS efektif mengelola level inventory dan mencegah overstocking atau understocking? (Pertimbangkan pengukuran KPI seperti Inventory Turnover, Stockout Rate, Lead Time, Order Fill Rate, akurasi demand forecasting, dead stock atau obsolete inventory, dan carrying cost of inventory.)
- Dukungan multi-channel: Apakah OMS bisa terintegrasi mulus dengan berbagai sales channel dan marketplace?
- Reporting dan analytics: Apakah Anda mendapat actionable insight dari data OMS untuk menopang pengambilan keputusan?
- Keamanan dan kepatuhan: Apakah OMS dibekali fitur keamanan yang solid dan patuh pada regulasi perlindungan data?
- Scalability: Apakah OMS sanggup menangani volume pesanan dan katalog produk yang terus bertambah?
- Otomasi: Sejauh mana OMS mengotomasi tugas manual dan menekan error?
- Integrasi: Apakah OMS terintegrasi mulus dengan sistem-sistem penting lain, seperti software CRM dan ERP?
5. Tips Menjalankan Analisis Data dan Proses dengan Sukses
Agar analisis data dan proses berjalan sukses, pastikan Anda:
- Mengumpulkan data yang komprehensif: kumpulkan data dari berbagai sumber, termasuk pesanan pelanggan, catatan inventory, dan laporan penjualan.
- Memanfaatkan analytics tools: gunakan tools data analytics untuk mengekstrak actionable insight.
- Berkolaborasi lintas departemen: libatkan stakeholder dari berbagai departemen untuk mendapat pandangan yang utuh atas proses.
- Memetakan workflow saat ini: buat representasi visual dari alur kerja yang berjalan untuk mengidentifikasi inefisiensi.
- Menetapkan tujuan yang jelas: definisikan objektif analisis dengan tegas, misalnya menekan waktu pemrosesan atau memperbaiki inventory turnover.
- Performance benchmarking: bandingkan temuan Anda dengan standar industri dan best practice.
6. Tentukan Tujuan Penggantian atau Exit Sebelum Mengimplementasikan OMS Baru
Sebelum memulai perjalanan mengganti Order Management System yang ada, tetapkan tujuan transisi yang jelas dan terdefinisi. Tujuan inilah yang menjadi penuntun arah: membantu Anda mengambil keputusan yang terinformasi, mengalokasikan sumber daya secara efisien, dan mengukur keberhasilan proyek penggantian OMS.
Menetapkan tujuan yang jelas ibarat menentukan rute proyek penggantian OMS. Tanpa tujuan yang terdefinisi, Anda berisiko keluar jalur, bertemu tantangan tak terduga, dan gagal mencapai hasil yang diinginkan. Tujuan yang jelas memberi visi bersama bagi tim, sehingga setiap usaha selaras pada satu sasaran.
OMS Anda adalah komponen kritis dari operasi bisnis, dan penggantinya harus selaras dengan objektif bisnis yang lebih besar. Ketika tujuan penggantian selaras dengan objektif bisnis, Anda memastikan OMS baru tidak hanya menjawab kebutuhan saat ini tetapi juga menopang pertumbuhan jangka panjang dan inisiatif strategis Anda.
Misalnya, jika objektif bisnis Anda adalah ekspansi ke pasar baru, tujuan penggantian OMS Anda bisa berupa penguatan scalability dan dukungan multi-channel. Jika penurunan biaya adalah tujuan utama, menstreamline operasi dan mengotomasi proses manual lewat OMS baru bisa menjadi tujuan penggantian yang kunci.
7. Susun Budget dan Alokasikan Sumber Daya dengan Tepat
Aspek finansial dari penggantian OMS adalah pertimbangan kritis: menyusun budget proyek dan mengalokasikan sumber daya secara efisien demi transisi yang mulus. Perencanaan finansial penting untuk menghindari biaya tak terduga dan memastikan return on investment (ROI) dari OMS baru Anda.
Berikut langkah yang bisa Anda ikuti:
- Alokasi budget: mulai dengan mengalokasikan budget khusus untuk proyek penggantian OMS. Pertimbangkan faktor seperti lisensi software, biaya implementasi, training, dan potensi jasa konsultasi atau advisory.
- Analisis ROI: lakukan analisis menyeluruh untuk memperkirakan potensi ROI dari OMS baru. Hitung penghematan biaya, peningkatan efisiensi, dan pertumbuhan revenue yang bisa dihasilkan penggantian ini dalam jangka waktu tertentu.
- Alokasi sumber daya: alokasikan sumber daya manusia dengan bijak. Pastikan Anda punya tim proyek khusus dengan skills dan keahlian yang dibutuhkan untuk mengawal implementasi. Pertimbangkan juga kebutuhan hardware atau infrastruktur tambahan.
- Perencanaan kontingensi: sisihkan dana cadangan dalam budget untuk mengantisipasi biaya atau keterlambatan tak terduga selama proyek penggantian OMS berlangsung.
- Monitoring dan penyesuaian: pantau aspek finansial proyek secara berkelanjutan dan bersiaplah melakukan penyesuaian agar tetap berada dalam budget sambil mencapai objektif.
8. Cara Mengimplementasikan OMS Baru
Fase ini mencakup rollout OMS baru di seluruh organisasi Anda dan merupakan langkah penting untuk memastikan transisi yang sukses. Berikut penjabaran aspek-aspek kunci yang perlu diperhatikan selama implementasi Order Management System baru:
a. Bahas proses rollout OMS baru
Proses rollout adalah deployment OMS baru secara nyata ke seluruh organisasi: mengonfigurasi sistem, memigrasi data, dan memastikan seluruh proses terkait sudah tertata dan siap dipakai. Perencanaan rollout yang matang penting untuk meminimalkan disrupsi dan menjaga transisi berjalan mulus.
b. Tekankan pentingnya training dan onboarding bagi tim
Training dan onboarding yang efektif adalah fondasi keberhasilan OMS baru Anda. Tim perlu benar-benar siap memakai sistem secara efisien, meliputi sesi training, workshop, dan dokumentasi lengkap untuk membiasakan pengguna dengan fitur dan fungsionalitas OMS. Investasi di training memastikan tim bisa memanfaatkan potensi penuh OMS baru sejak hari pertama.
c. Jalankan monitoring berkelanjutan dan kumpulkan feedback
Setelah OMS baru beroperasi, perjalanan tidak berakhir, ia berevolusi. Monitoring berkelanjutan dan pengumpulan feedback penting untuk melacak seberapa baik OMS bekerja di kondisi riil. Dorong tim melaporkan isu, memberi feedback, dan mengusulkan perbaikan. Check-in rutin dan survei membantu mengumpulkan insight berharga atas pengalaman pengguna dan area yang mungkin perlu disesuaikan.
d. Jaga monitoring dan optimasi berkelanjutan
Lanskap bisnis bersifat dinamis, dan OMS Anda harus ikut beradaptasi. Monitoring berkelanjutan mencakup pelacakan key performance indicator (KPI) terkait pemrosesan pesanan, manajemen inventory, dan kepuasan pelanggan. Dengan memantau KPI ini, Anda bisa mengenali bottleneck, inefisiensi, atau area perbaikan dan mengambil langkah optimasi sistem secara proaktif.
e. Lacak performa OMS baru terhadap tujuan yang ditetapkan
Untuk memastikan OMS baru memenuhi goal dan objektifnya, lacak performanya terhadap kriteria yang ditetapkan pada fase perencanaan. Nilai secara berkala apakah sistem menepati janjinya, entah dari sisi efisiensi, penghematan biaya, scalability, atau pengalaman pelanggan. Jika sistem kurang memuaskan di suatu area, segera ambil tindakan korektif.
9. Mengapa OMS Sangat Penting Saat Ini?
Order Management System adalah jantung dari proses pemrosesan pesanan dan fulfillment, sehingga ia menentukan keberhasilan relasi pelanggan Anda dan bisnis Anda secara keseluruhan.
Di Anchanto, kami melihat cukup banyak bisnis dari berbagai ukuran unggul setelah mengimplementasikan order management software yang tepat sesuai kebutuhan mereka. Berikut sebagian capaian klien kami setelah mengimplementasikan Anchanto Order Management:
10. Kesimpulan
Mengimplementasikan OMS baru adalah proses multi-aspek yang menuntut perencanaan matang, training yang efektif, monitoring berkelanjutan, dan optimasi berkesinambungan. Dengan memprioritaskan proses rollout, training dan onboarding, pengumpulan feedback, serta pelacakan performa, Anda bisa memaksimalkan manfaat OMS baru dan menjaganya tetap selaras dengan objektif bisnis di lingkungan bisnis yang terus berubah.
Dan ingat juga: fase implementasi bukan akhir, melainkan awal dari perjalanan menuju keunggulan operasional dan pertumbuhan bisnis.
References – 1